Το αυτόνομο μηχάνημα OTAN VOICE MAIL είναι ίδιο με τις αυτόματες απαντήσεις και επιπλέον περιέχει μέχρι 256 θυρίδες όποτ ο καλών μπορεί να αφήσει το μήνυμά του σε περίπτωση απουσίας ή απασχόλησης του χρήστη. Διαθέτουν απο 2 μέχρι 8 πόρτες.
Αυτά τα μηχανήματα εγκαθίστανται σε οποιοδήποτε Τ/Κ και έχουν δυνατότητα integration με αυτό μέσω σειριακής θύρας ή μέσω dtmf.
Τα συστήματα ΟΤΑΝ συνδυάζουν τις λειτουργίες της αυτόματης απάντησης μαζί με τις υψηλού επιπέδου υπηρεσίες ενός ταχυδρομείου φωνής. Με 256 θυρίδες φωνής και απο 5,5 έως και 12 ώρες (ανάλογα με το μοντέλο) χρόνο ηχογράφησης αποτελεί μια δυνατή λύση για την καταγραφή και αποθήκευση των μηνυμάτων μιας εταιρείας αλλά και για την υποστήριξη ενός τμήματος παραγγελιών.
Το ΟΤΑΝ είναι διαθέσιμο στα εξής μοντέλα:
ΟΤΑΝ2, δύο αναλογικών εσωτερικών, εξυπηρετεί 2 κλήσεις ταυτόχρονα, συνολικός χρόνος ηχογράφησης 5,5 ώρες
ΟΤΑΝ4, τεσσάρων αναλογικών εσωτερικών, εξυπηρετεί 4 κλήσεις ταυτόχρονα, συνολικός χρόνος ηχογράφησης 12 ώρες, δέχεται κάρτα επέκτασης τεσσάρων καναλιών
ΓΕΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ VOICE MAIL
Εφόσον υπάρχει ένα οποιοδήποτε τηλεφωνικό κέντρο σε λειτουργία, τα μηχανήματα αυτά τοποθετούνται στη θέση δύο, τεσσάρων ή οκτώ απλών εσωτερικών τηλεφώνων. Με κατάλληλη ρύθμιση του τηλ. κέντρου, όταν τα εσωτερικά είναι κατειλημμένα ή δεν απαντούν, ενεργοποιείται αυτόματα ο μηχανισμός λήψης μηνυμάτων για το κάθε ένα εσωτερικό ξεχωριστά.
Επίσης λειτουργεί και η αυτόματη απάντηση ως εξής: Oι εισερχόμενες κλήσεις, εφόσον χρειάζεται να απαντώνται από το ΟΤΑΝ, μπορούν να εκτρέπονται πρώτα στα μηχανήματα αυτά και να εξυπηρετούν δύο, τέσσερις ή οκτώ κλήσεις ταυτοχρόνως, ανάλογα με την δυναμικότητα του μοντέλου.
Είναι όμως δυνατό να μην πρέπει να εκτρέπονται στο ΟΤΑΝ όλες οι εισερχόμενες κλήσεις, όπως π.χ. στην περίπτωση της διεπιλογής. Έτσι μπορεί να πηγαίνουν σε αυτό οι κλήσεις προς το τηλ. κέντρο της εταιρείας οπότε μπορούν να εξυπηρετούνται από τις προτροπές της αυτόματης απάντησης. Παράλληλα κατευθύνονται σε αυτό και όλες οι κλήσεις που απευθύνονται στα εσωτερικά που είναι κατειλημμένα ή δεν απαντούν, για να αφήσουν μήνυμα στον κάθε συνδρομητή ξεχωριστά.
Στη συνέχεια οι χρήστες ειδοποιούνται με διάφορους τρόπους για την ύπαρξη μηνύματος στη θυρίδα τους, όπως π.χ. με την ενεργοποίηση του ειδικού λαμπτήρα της τηλεφωνικής τους συσκευής ή με κλήση στο εσωτερικό ή σε άλλο εξωτερικό τηλέφωνο κλπ.
A. ΣΥΝΟΨΗ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΩΝ ΑΥΤΟΜΑΤΗΣ ΓΡΑΜΜΑΤΕΩΣ
1) Προαπάντηση, δηλαδή ο καλών ακούει μία εισαγωγική προτροπή η οποία ηχογραφείται από τον πελάτη και η οποία μπορεί να είναι κατατοπιστική ή ενημερωτική. Ένα παράδειγμα κατατοπιστικής προτροπής είναι το εξής: [ευχαριστούμε που καλέσατε την εταιρεία τάδε. Παρακαλούμε, πληκτρολογήστε το εσωτερικό που επιθυμείτε. Για τη διευκόλυνσή σας πιέστε ΕΝΑ για το τμήμα πωλήσεων, ΔΥΟ για την υπηρεσία ανθρώπινου δυναμικού ΤΡΙΑ για τις οικονομικές μας υπηρεσίες…..κ.α.. Εάν θέλετε, περιμένετε να συνδεθείτε με το «τηλεφωνικό κέντρο»]. Ένα παράδειγμα ενημερωτικής προτροπής είναι [Καλέσατε την εταιρεία τάδε. Οι καθημερινές – πλήν Σαββάτου και Κυριακής – ώρες λειτουργίας μας, είναι από τις 8.00 το πρωί μέχρι τις 5.00 το απόγευμα. Η διεύθυνσή μας είναι….].
Ο αριθμός των ημερήσιων εισαγωγικών προτροπών είναι τρεις. Μία για τις ώρες εργασίας, μία για τις ώρες διαλείμματος και μία για τις βραδινές ώρες αργίας. Επίσης μπορεί ο καλών να επιλέξει άλλη γλώσσα π.χ. Αγγλικά οπότε ηχογραφούνται και άλλες προτροπές. Στην περίπτωση αυτή πρέπει μέσα στις εισαγωγικές προτροπές να ακούγεται και η πρόταση “for english, please press …”
2) Εξυπηρέτηση με απευθείας πληκτρολόγηση εσωτερικού (D.I.S.A.). Ο καλών, ενώ ακούει τις προτροπές του συστήματος, πληκτρολογεί ένα εσωτερικό και τα OTAN 2 ή 4 τον συνδέουν με αυτό το εσωτερικό. Μάλιστα εάν το εσωτερικό είναι κατειλημμένο ή δεν απαντά, του αναφέρουν σχετικά. « Λυπάμαι. Το εσωτερικό είναι κατειλημμένο / δεν απαντά. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε ένα άλλο εσωτερικό ή ……».
3) Ελεγχόμενη, μερικά ελεγχόμενη ή ανεξέλεγκτη μεταφορά κλήσης σε εσωτερικό. Η μεταφορά της κλήσης σε ένα εσωτερικό μπορεί να είναι ελεγχόμενη όπως αναφέρθηκε παραπάνω, προκειμένου να αναφέρεται η κατάσταση του εσωτερικού και να δίνεται η δυνατότητα πληκτρολόγησης και άλλου εσωτερικού. Στην μερικά ελεγχόμενη μεταφορά κλήσης, το μηχάνημα ελέγχει εάν το εσωτερικό είναι κατειλημμένο και απαντά ανάλογα. η εάν καλεί κανονικά, αποδεσμεύεται και μπορεί να εξυπηρετήσει και άλλη κλήση. Στην τρίτη περίπτωση που είναι ανεξέλεγκτη, η σύνδεση γίνεται αμέσως, χωρίς επίβλεψη και ο καλών ακούει τους ήχους του κέντρου (κατειλημμένου ή μη απαντούντος εσωτερικού). Επειδή κατά την ελεγχόμενη μεταφορά οι είσοδοι του συστήματος είναι περισσότερη ώρα κατειλημμένες, επιλέγεται όταν η τηλεφωνική κίνηση δεν είναι μεγάλη.
4) Κλήση με ένα μόνο πλήκτρο. Ο καλών ενώ ακούει την εισαγωγική προτροπή μπορεί να πιέσει ένα μόνο πλήκτρο του τηλεφώνου του για να κατευθυνθεί σε ένα εσωτερικό ή ομάδα εσωτερικών.
5) Κλήση με μονοψήφιες, όπως παραπάνω, έως τετραψήφιες επιλογές και σχετικές εκτροπές σε μονοψήφια έως τετραψήφια εσωτερικά (υπάρχει η δυνατότητα για περισσότερα ψηφία με ειδικούς προγραμματισμούς σε περίπτωση π.χ. 2 διασυνδεόμενων κέντρων) .
6) Ορισμός εσωτερικού ως αριθμού operator. Υπάρχει συμπληρωματικά και η δυνατότητα καθορισμού και άλλου εσωτερικού ως αριθμού νυκτερινού operator ώστε να κατευθύνονται σε αυτό οι κλήσεις όταν είναι ώρες αργίας. Επίσης μπορεί να οριστούν και βοηθητικά εσωτερικά operator αν τα αρχικά είναι κατειλημμένα και αναλόγως της ώρας.
7) Αυτόματη εναλλαγή των εισαγωγικών προτροπών, ανάλογα με την ώρα. Υπάρχει και δυνατότητα χειροκίνητης εναλλαγής των εισαγωγικών προτροπών, με το πάτημα ενός κωδικού από το τηλέφωνο.
8) Δυνατότητα άμεσης ηχογράφησης ειδικού μηνύματος που ακούγεται σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης
9) Υποστήριξη 4 ανεξάρτητων διαφορετικών γλωσσών με την ηχογράφηση των αναλόγων μηνυμάτων.
10) Δυνατότητα απαγόρευσης κλήσης συγκεκριμένων εσωτερικών.
11) Αύξηση, όπως προαναφέρθηκε, χωρητικότητας σε πόρτες – απαντήσεις στην εγκατάσταση με απλή προσθήκη συσκευών και κλωνισμό ρυθμίσεων από την αρχική συσκευή.
12) Audiotext 256 επιλογών / 4 επιπέδων για παροχή πάσης φύσης πληροφοριών και τηλεφωνικού καταλόγου. Το audiotext είναι δένδρο πληροφοριών που παρέχονται στον καλούντα εφόσον επιλέξει τα προτεινόμενα πλήκτρα. Υπάρχει επίσης και η δυνατότητα εκτροπής από κάθε «κελί» audiotext σε συγκεκριμένο εσωτερικό.
13) Αυτοεκμάθηση χαρακτηριστικών τόνων (κουδουνισμός – κατειλημμένο-εσφαλμένη πληκτρολόγηση) και χρόνου flash κάθε τηλεφωνικού κέντρου.
14) Στατιστική αναφορά κλήσεων (πόσες από τις εισερχόμενες κλήσεις απαντήθηκαν, πόσες βρήκαν κατειλημμένο εσωτερικό κλπ).
15) Κατ’ επιλογή μπορεί να ενεργοποιηθεί λειτουργία integration για αυξημένη απόδοση. Κατά την λειτουργία αυτή, η μεταφορά της κλήσης είναι ανεξέλεγκτη – για οικονομία στον χρόνο απασχόλησης των θυρών – αλλά οι αναπάντητες και κατειλημμένες κλήσεις επιστρέφουν στο σύστημα και αναγνωρίζεται εκ των υστέρων η κατάστασή τους και το σύστημα απαντά σαν να ήταν η μεταφορά κλήσης ελεγχόμενη.
16) Τηλεχειρισμός και προγραμματισμός μέσω DTMF τόνων από μία απλή τηλεφωνική συσκευή.
17) Υποστήριξη – προαιρετικά – της τροφοδοσίας με 12V μπαταρία. (Δεν υπάρχει απώλεια μνήμης σε περίπτωση διακοπής τροφοδοσίας.)
18) Συνολική διάρκεια ηχογραφήσεων 10 ώρες ανάλογα με το μοντέλο.
19) Ρύθμιση ημερομηνίας, ωρολογίου και ωραρίου λειτουργίας.
20) Διαφορετικός κωδικός συντηρητή συστήματος και administrator ώστε να μην επηρεάζονται οι βασικές ρυθμίσεις του συστήματος από τους εκτελούντες τις ηχογραφήσεις και άλλες δευτερεύουσες εργασίες.
21) Θέση για 32 ομάδες εσωτερικών τηλεφώνων. Η κάθε μία ομάδα έχει διαφορετικό εσωτερικό το οποίο απαντά όταν ένα κανονικό εσωτερικό της ομάδας δεν είναι διαθέσιμο.
22) Καθορισμός του αριθμού των κουδουνισμών πριν απαντήσει η κάθε πόρτα
23) Προαιρετική δυνατότητα να ακούγεται διαφορετικό μήνυμα σε κάθε πόρτα
24) Ρύθμιση της έντασης αναπαραγωγής των εισαγωγικών προτροπών
25) Καθορισμός ώρας αφύπνισης.
26) Καθορισμός μηνύματος διακοπών – αργιών.
27) Προαιρετική δυνατότητα αλλαγής όλων των βασικών προτροπών του συστήματος από τον πελάτη ώστε να παρουσιάζεται ενιαία εικόνα. Υπάρχει δυνατότητα εκ νέου ενεργοποίησης των ενσωματωμένων προτροπών.
28) Πλήρως εξελληνισμένο σύστημα, με ενσωματωμένες ελληνικές οδηγίες που αναφέρονται σε κάθε βήμα.
B. ΣΥΝΟΨΗ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΩΝ VOICE MAIL
1) Ηχογράφηση προσωπικών χαιρετισμών από τον ιδιοκτήτη της θυρίδας. Ηχογράφηση χαιρετισμού σε περίπτωση απουσίας και διαφορετικού χαιρετισμού σε περίπτωση κατειλημμένου.
2) Αναγνώριση εσωτερικού από το οποίο προέρχεται η μη εξυπηρετηθείσα κλήση, αναπαραγωγή του προσωπικού χαιρετισμού του ιδιοκτήτη του εσωτερικού και λήψη μηνύματος που αποθηκεύεται στην προσωπική του θυρίδα..
3) Προστασία μηνυμάτων χρήστη με προσωπικό κωδικό αριθμό διαφορετικό για κάθε θυρίδα, τον οποίο ρυθμίζει ο ίδιος.
4) Ειδοποίηση για ύπαρξη μηνυμάτων μέσω του λαμπτήρα της τηλεφωνικής συσκευής του χρήστη, ή με κουδουνισμούς μέσω του εσωτερικού του, ή και του προσωπικού του τηλεφώνου (κινητού ή άλλου)
5) Καθορισμός ώρας αφύπνισης για τον κάθε χρήστη.
6) Λειτουργία follow me κατά την οποία όταν ο χρήστης απουσιάζει, προσφέρεται στον καλούντα η δυνατότητα να πιέσει ένα πλήκτρο και να επικοινωνήσει με το χρήστη στο κινητό του π.χ. τηλέφωνο.
7) Προαιρετική λειτουργία «μην ενοχλείτε» μέσω της θυρίδας.
8) Message distribution κατ επιλογή, σε προκαθορισμένες λίστες.
9) Καθορισμός μέγιστου αριθμού μηνυμάτων και μέγιστης διάρκειας εκάστου μηνύματος σε κάθε θυρίδα.
10) Αποτύπωση της χρονικής στιγμής λήψεως του μηνύματος.
11) Συνολικός αριθμός θυρίδων: 256. Χώρος ηχογράφησης: 5,5 ώρες για τις δύο πόρτες, 12 ώρες για τις τέσσερις και τις οκτώ πόρτες.