AUTO ATTENDANT « Euro Voice Mail 1&2 » με αυτόματη εναλλαγή μηνυμάτων: Άλλο μήνυμα για τις ώρες εργασίας, άλλο για το διάλλειμα, άλλο για αργία, άλλο για διακοπές. Περιέχει επαγγελματικού επιπέδου εκφωνήσεις στα ελληνικά και Αγγλικά.
Αυτή τη στιγμή είναι ό,τι καλύτερο υπάρχει στον χώρο. Αυτόνομες, παραδίδονται με επιπλέον έτοιμη επαγγελματική ηχογράφηση ειδικά για τις ανάγκες του πελάτη και εγκαθίστανται επι τόπου απο την εταιρεία μας.
ΓΕΝΙΚΑ ΧΑΡΑΚΤΗΡΙΣΤΙΚΑ ΑΥΤΟΜΑΤΗΣ ΑΠΑΝΤΗΣΗΣ
Η αυτόματη γραμματέας ΟΤΑΝ/ Euro Voice Mail της TRANSCOM/Telegence είναι πολύ σταθερή στη λειτουργία της και έχει δυνατότητα αυτόματης εναλλαγής όλων των μηνυμάτων ανάλογα με την ώρα. Επίσης υπάρχει δυνατότητα τηλεφωνικής εναλλαγής της κατάστασης λειτουργίας απο κοντά είτε απο μακρυά π.χ. έκτακτες αργίες. Στο δένδρο επιλογών που ο χρήστης σχηματίζει, μπορεί να θέσει επιλογές μονοψήφιες ή διψήφιες ή και παραπάνω, χωρίς να δεσμεύεται απο το εάν αυτές αρχίζουν απο το ίδιο ψηφίο και τούτο γιατί το μηχάνημα έχει “χρόνο πληκτρολόγησης” μέσα στον οποίο η πληκτρολόγηση θεωρείται οτι ολοκληρώθηκε.
Το μηχάνημα έχει επαγγελματικού επιπέδου εκφωνήσεις στα Ελληνικά και στα Αγγλικά.
Εφόσον υπάρχει ένα οποιοδήποτε τηλεφωνικό κέντρο σε λειτουργία, τα μηχανήματα αυτά τοποθετούνται στη θέση ενός ή δύο απλών εσωτερικών τηλεφώνων. Τότε οι εισερχόμενες κλήσεις μπορούν να εκτρέπονται πρώτα στα μηχανήματα αυτά και να εξυπηρετούν μία (EURO Voice mail 1) ή δύο ταυτόχρονα (EURO Voice mail 2) κλήσεις. Εάν χρειαστούν περισσότερες ταυτόχρονες απαντήσεις, τοποθετούνται πολλά τέτοια μηχανήματα μαζί και συνδέονται μεταξύ τους με ένα ειδικό καλώδιο, που περιέχεται στη συσκευασία τους και το οποίο μεταφέρει αυτόματα τα δεδομένα του ενός στα άλλα. Ο αριθμός των μηχανημάτων που μπορούν να συνδεθούν με τον τρόπο αυτό και να αποτελέσουν ένα μεγαλύτερης δυναμικότητας μηχάνημα, είναι πρακτικά απεριόριστος.
ΣΥΝΟΨΗ ΔΥΝΑΤΟΤΗΤΩΝ
1) Απλή προαπάντηση. Δηλαδή ο καλών ακούει μία εισαγωγική προτροπή η οποία ηχογραφείται από τον πελάτη και η οποία μπορεί να είναι κατατοπιστική ή ενημερωτική. Ένα παράδειγμα κατατοπιστικής προτροπής είναι το εξής: [ευχαριστούμε που καλέσατε την εταιρεία τάδε. Παρακαλούμε, πληκτρολογήστε το εσωτερικό που επιθυμείτε. Για τη διευκόλυνσή σας πιέστε ΕΝΑ για το τμήμα πωλήσεων, ΔΥΟ για την υπηρεσία ανθρώπινου δυναμικού ΤΡΙΑ για τις οικονομικές μας υπηρεσίες…..κ.α.. Εάν θέλετε, περιμένετε να συνδεθείτε με το «τηλεφωνικό κέντρο»]. Ένα παράδειγμα ενημερωτικής προτροπής είναι [Καλέσατε την εταιρεία τάδε. Οι καθημερινές – πλην Σαββάτου και Κυριακής – ώρες λειτουργίας μας, είναι από τις 8.00 το πρωί μέχρι τις 5.00 το απόγευμα. Η διεύθυνσή μας είναι….].
Ο αριθμός των ημερήσιων εισαγωγικών προτροπών είναι τρεις. Μία για τις ώρες εργασίας, μία για τις ώρες διαλείμματος και μία για τις βραδινές ώρες αργίας. Επίσης μπορεί ο καλών να επιλέξει άλλη γλώσσα π.χ. Αγγλικά οπότε ηχογραφούνται και άλλες προτροπές. Στην περίπτωση αυτή πρέπει μέσα στις εισαγωγικές προτροπές να ακούγεται και η πρόταση “for english, please press …”
2) Εξυπηρέτηση με απευθείας πληκτρολόγηση εσωτερικού (D.I.S.A.). Ο καλών, ενώ ακούει τις προτροπές του συστήματος, πληκτρολογεί ένα εσωτερικό και τα EURO Voice mail 1 & 2 τον συνδέουν με αυτό το εσωτερικό. Μάλιστα εάν το εσωτερικό είναι κατειλημμένο ή δεν απαντά, του αναφέρουν σχετικά. « Λυπάμαι. Το εσωτερικό είναι κατειλημμένο / δεν απαντά. Μπορείτε να πληκτρολογήσετε ένα άλλο εσωτερικό ή περιμένετε για να συνδεθείτε με το τηλεφωνικό κέντρο».
3) Ελεγχόμενη, μερικά ελεγχόμενη ή χωρίς καθόλου επίβλεψη μεταφορά κλήσης σε εσωτερικό. Η μεταφορά της κλήσης σε ένα εσωτερικό μπορεί να είναι ελεγχόμενη όπως αναφέρθηκε παραπάνω, προκειμένου να αναφέρεται η κατάσταση του εσωτερικού και να δίνεται η δυνατότητα πληκτρολόγησης και άλλου εσωτερικού. Στην μερικά ελεγχόμενη μεταφορά κλήσης, το μηχάνημα ελέγχει εάν το εσωτερικό είναι κατειλημμένο και απαντά ανάλογα, ή πάλι εάν καλεί κανονικά, αποδεσμεύεται και έτσι μπορεί να εξυπηρετήσει και άλλη κλήση. Στην τρίτη περίπτωση που είναι χωρίς επίβλεψη, η σύνδεση γίνεται αμέσως, και ο καλών ακούει τους ήχους του κέντρου ή την μουσική στην αναμονή (κατειλημμένου ή μη απαντούντος εσωτερικού). Ακόμα και στην μεταφορά κλήσης που γίνεται χωρίς επίβλεψη, υπάρχει η δυνατότητα να εξυπηρετούνται καλύτερα οι κλήσεις που επιστρέφουν από κατειλημμένο εσωτερικό ή από εσωτερικό που δεν απαντά. (Integration)
4) Κλήση με ένα μόνο πλήκτρο (αριθμοί ταχείας προώθησης). Ο καλών ενώ ακούει την εισαγωγική προτροπή μπορεί να πιέσει ένα μόνο πλήκτρο του τηλεφώνου του για να κατευθυνθεί σε ένα εσωτερικό ή ομάδα εσωτερικών.
5) Κλήση με μονοψήφιες, όπως παραπάνω, έως τετραψήφιες επιλογές και σχετικές εκτροπές σε μονοψήφια έως τετραψήφια εσωτερικά (υπάρχει η δυνατότητα για περισσότερα ψηφία με ειδικούς προγραμματισμούς σε περίπτωση π.χ. 2 διασυνδεόμενων κέντρων) .
6) Ορισμός εσωτερικού ως αριθμού operator. Υπάρχει συμπληρωματικά και η δυνατότητα καθορισμού και άλλου εσωτερικού ως αριθμού νυκτερινού operator ώστε να κατευθύνονται σε αυτό οι κλήσεις όταν είναι ώρες αργίας. Επίσης μπορεί να οριστούν και βοηθητικά εσωτερικά operator αν τα αρχικά είναι κατειλημμένα και μάλιστα αναλόγως της ώρας.
7) Αυτόματη εναλλαγή των εισαγωγικών προτροπών, ανάλογα με την ώρα. Υπάρχει και δυνατότητα χειροκίνητης εναλλαγής των εισαγωγικών προτροπών, με το πάτημα ενός κωδικού από το τηλέφωνο.
8) Δυνατότητα άμεσης ηχογράφησης ειδικού μηνύματος που ακούγεται σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης
9) Υποστήριξη 4 ανεξάρτητων διαφορετικών γλωσσών με την ηχογράφηση των αναλόγων μηνυμάτων.
10) Δυνατότητα απαγόρευσης κλήσης συγκεκριμένων εσωτερικών.
11) Αύξηση, όπως προαναφέρθηκε, χωρητικότητας σε πόρτες – απαντήσεις στην εγκατάσταση με απλή προσθήκη συσκευών και κλωνισμό ρυθμίσεων από την αρχική συσκευή.
12) Audiotext 256 επιλογών / 4 επιπέδων για παροχή πάσης φύσης πληροφοριών και τηλεφωνικού καταλόγου. Το audiotext είναι δένδρο πληροφοριών που παρέχονται στον καλούντα εφόσον επιλέξει τα προτεινόμενα πλήκτρα. Υπάρχει επίσης και η δυνατότητα εκτροπής από κάθε «κελί» audiotext σε συγκεκριμένο εσωτερικό.
13) Αυτοεκμάθηση χαρακτηριστικών τόνων (κουδουνισμός – κατειλημμένο-εσφαλμένη πληκτρολόγηση) και χρόνου flash κάθε τηλεφωνικού κέντρου.
14) Στατιστική αναφορά κλήσεων (πόσες από τις εισερχόμενες κλήσεις απαντήθηκαν, πόσες βρήκαν κατειλημμένο εσωτερικό κλπ).
15) Κατ επιλογή μπορεί να ενεργοποιηθεί λειτουργία integration για αυξημένη απόδοση. Κατά την λειτουργία αυτή, η μεταφορά της κλήσης είναι ανεξέλεγκτη – για οικονομία στον χρόνο απασχόλησης των θυρών – αλλά οι αναπάντητες και κατειλημμένες κλήσεις επιστρέφουν στο σύστημα και αναγνωρίζεται εκ των υστέρων η κατάστασή τους και το σύστημα απαντά σαν να ήταν η μεταφορά κλήσης ελεγχόμενη.
16) Τηλεχειρισμός και προγραμματισμός μέσω DTMF τόνων από μία απλή τηλεφωνική συσκευή.
17) Υποστήριξη – προαιρετικά – της τροφοδοσίας με 12V μπαταρία. (Δεν υπάρχει απώλεια μνήμης σε περίπτωση διακοπής τροφοδοσίας.)
18) Συνολική διάρκεια ηχογραφήσεων 0.8 ώρες.
19) Ύπαρξη ενός mailbox, ως τηλεφωνητή για ηχογράφηση μηνυμάτων από τους καλούντες, ανάλογα με τις απαιτήσεις του πελάτη (π.χ. απευθείας ηχογράφηση μηνυμάτων όταν η εταιρεία είναι κλειστά ή προτροπή στον καλούντα να πιέσει ένα πλήκτρο εάν θέλει να αφήσει μήνυμα). Η θυρίδα αυτή ειδοποιεί ένα επιλεγμένο εσωτερικό με απευθείας κλήση του ή με άναμμα του λαμπτήρα ειδοποίησης μηνυμάτων για την ύπαρξη νέου μηνύματος το οποίο μπορεί να ληφθεί μόνο από το κάτοχο του ανάλογου κωδικού (password). Η θυρίδα επιτρέπει και τρεις διαφορετικές ώρες για κλήση αφύπνισης του συγκεκριμένου εσωτερικού. Το EURO Voice mail 1, δεν διαθέτει θυρίδα.
20) Διαφορετικός κωδικός συντηρητή συστήματος και administrator ώστε να μην επηρεάζονται οι βασικές ρυθμίσεις του συστήματος από τους εκτελούντες τις ηχογραφήσεις και άλλες δευτερεύουσες εργασίες.
21) Θέση για 32 ομάδες εσωτερικών τηλεφώνων. Η κάθε μία ομάδα έχει διαφορετικό εσωτερικό το οποίο απαντά όταν ένα κανονικό εσωτερικό της ομάδας δεν είναι διαθέσιμο.
22) Καθορισμός του αριθμού των κουδουνισμών πριν απαντήσει η κάθε πόρτα
23) Προαιρετική δυνατότητα να ακούγεται διαφορετικό μήνυμα σε κάθε πόρτα
24) Ρύθμιση της έντασης αναπαραγωγής των εισαγωγικών προτροπών
25) Καθορισμός ώρας αφύπνισης.
26) Προαιρετική δυνατότητα αλλαγής όλων των βασικών προτροπών του συστήματος από τον πελάτη ώστε να παρουσιάζεται ενιαία εικόνα. Υπάρχει δυνατότητα εκ νέου ενεργοποίησης των ενσωματωμένων προτροπών.
27) Πλήρως εξελληνισμένο σύστημα, με ενσωματωμένες ελληνικές οδηγίες που αναφέρονται σε κάθε βήμα.